3 cách chèn file Excel vào PowerPoint đơn giản và dễ thực hiện

Excel và Powerpoint đều là những phần mềm con trong bộ ứng dụng Microsoft Office. Trong quá trình học tập và làm việc hàng ngày, thỉnh thoảng bạn sẽ cần phải kết hợp sử dụng cả hai phần mềm này. Trong bài viết dưới đây, SOZ sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách chèn file Excel vào Powerpoint với thao tác cực dễ để giúp bạn thuận tiện trong việc báo cáo và thuyết trình.

3 cách chèn file Excel vào Powerpoint

Dưới đây là 3 cách chèn file Excel vào PowerPoint mà chúng tôi muốn giới thiệu cho bạn:

Cách 1: Chèn thủ công file Excel vào Powerpoint

Nếu bạn quyết định chèn dữ liệu Excel vào PowerPoint thủ công thì hãy đảm bảo rằng dữ liệu trong tệp Excel đó không cần chỉnh sửa thêm. Lợi ích của cách làm này là khi tệp gốc của bạn bị xóa đi, dữ liệu đã được chèn vào PowerPoint vẫn sẽ được giữ nguyên và không bị ảnh hưởng.

Hướng dẫn nhanh

Trong file Excel, quét phần dữ liệu mà bạn muốn chèn vào PowerPoint > Chọn tab Home > chọn Copy > Vào PowerPoint > Đến slide bạn muốn chèn bảng Excel vào > Thẻ Home, chọn Paste > Chọn 1 trong 5 cách dán file Excel > Hoàn thành.

Hướng dẫn chi tiết

• Bước 1: Bôi đen phần dữ liệu mà bạn muốn chèn vào PowerPoint và sau đó nhấn Ctrl + C (hoặc bạn có thể chọn Copy tại tab Home).
• Bước 2: Chọn slide bạn muốn đặt dữ liệu. Sau đó tại thẻ Home, chọn Paste. Bên dưới sẽ có các lựa chọn sau:
  • Use Destination Styles: Sao chép dữ liệu dưới dạng bảng, sử dụng định dạng mặc định của PowerPoint.

Lựa chọn Use Destination Styles

• • Keep Source Formatting: Dán dữ liệu Excel vào PowerPoint nhưng vẫn giữ nguyên định dạng từ file Excel.

Lựa chọn Keep Source Formatting

• • Embed: Dán dữ liệu Excel để vào PowerPoint dưới dạng nhúng thông tin và bạn có thể chỉnh sửa trong file Excel.

Lựa chọn Embed

• • Picture: Dán dữ liệu dưới dạng hình ảnh. Điều đó đồng nghĩa với việc bạn sẽ không thể chỉnh sửa hoặc điều chỉnh bất kỳ thông tin nào.

• • Keep Text Only: Dán dữ liệu Excel vào PowerPoint dưới dạng Text box (hộp thoại văn bản).

Lựa chọn Keep Text Only

Cách 2: Liên kết một phần dữ liệu Excel sang PowerPoint

Cách chèn bảng Excel vào PowerPoint này hoạt động ngược với cách trước. Bạn có thể chỉnh sửa trong tệp Excel và dữ liệu trong PowerPoint sẽ được cập nhật tự động. Tuy nhiên, nếu file Excel bị mất, bạn sẽ không thể thực hiện thêm bất kỳ sửa đổi nào trên bảng tính đó.

Hướng dẫn nhanh

Trong file Excel, quét phần dữ liệu bạn muốn chèn vào PowerPoint > Chọn tab Home > chọn Copy > Mở PowerPoint > Chọn mũi tên dưới Paste > Click Paste Special > Chọn Paste link > Chọn Microsoft Excel Worksheet Object > Bấm OK  > Tùy chỉnh dữ liệu bằng cách nhấn đúp vào bảng tính (nếu có) > Hoàn thành.

Hướng dẫn chi tiết

• Bước 1: Trong file Excel, bạn quét phần dữ liệu muốn chèn vào PowerPoint. Sau đó lên tab Home bấm chọn Copy. Ngoài ra, bạn có thể sao chép nhanh bằng tổ hợp phím Ctrl + C.
• Bước 2: Trong PowerPoint, bạn đi đến slide mà mình muốn chèn bảng Excel. Trong tab Home bạn chọn mũi tên trỏ xuống dưới Paste và chọn Paste Special. Hoặc bạn có thể thao tác nhanh bằng tổ hợp phím Ctrl + Alt +V.

Chọn mũi tên trỏ xuống dưới Paste và chọn Paste Special

• Bước 3: Sau khi hộp thoại Paste Special hiện ra, bạn chọn Paste link và tiếp tục chọn Microsoft Excel Worksheet Object. Cuối cùng bấm chọn OK để chèn file Excel vào Powerpoint.

Chọn Paste link và chọn Microsoft Excel Worksheet Object

• Bước 4: Nếu bạn muốn thay đổi dữ liệu bảng tính thì chỉ cần nhấn đúp vào bảng tính trong PowerPoint là file Excel hiện lên. Sau khi chỉnh sửa xong thì dữ liệu trong file PowerPoint cũng sẽ tự động thay đổi.

Cách 3: Liên kết toàn bộ trang tính vào trong PowerPoint

Cách này cho phép bạn chèn toàn bộ dữ liệu đang được xử lý trong Excel vào PowerPoint. Bạn chỉ cần chọn sheet bạn đang làm việc, sau đó nhấn Enter, toàn bộ dữ liệu sẽ tự động xuất hiện trong PowerPoint. Đây là một phương pháp phổ biến được nhiều người sử dụng vì tính tiện lợi và sự chuyên nghiệp, giúp bạn linh hoạt trong việc thuyết trình.

Hướng dẫn nhanh

Trong file PowerPoint, chọn tab Insert > Chọn Object > Trong Insert Object, chọn Create from file > Bấm Browse để tìm file cần chèn > Chọn Link > Bấm OK > Hoàn thành.

Hướng dẫn chi tiết

• Bước 1: Tại tab Insert trong PowerPoint, bạn chọn Object.

Chọn Object trong tab Insert

• Bước 2: Tại hộp thoại Insert Object, chọn Create from file sau đó bấm Browse để tìm file cần chèn. 

Chọn Create from file sau đó bấm Browse để tìm file cần chèn

• Bước 3: Bạn tích vào ô Link. Cuối cùng nhấn chọn OK để hoàn tất việc chèn liên kết toàn bộ dữ liệu từ Excel vào Powerpoint.

Tích vào ô Link và bấm Ok để hoàn thành

Lưu ý: Đối tượng được liên kết sẽ hiển thị kết quả của sheet đầu tiên đang hoạt động. Vì thế khi lưu file Excel, hãy chắc chắn rằng worksheet bạn muốn thể hiện trong bài trình chiếu sẽ ở vị trí đầu tiên.

>> Xem thêm: Cách chèn video vào PowerPoint nhanh chóng và đơn giản

Hi vọng những kiến thức về chèn file Excel vào Powerpoint mà SOZ chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn làm việc với Excel nhanh chóng và hiệu quả hơn. Đừng quên theo dõi chúng tôi có biết thêm nhiều về các thủ thuật văn phòng thường dùng trong PowerPoint nhé.

Tác giả: Genius _