Hướng dẫn cách dùng hàm tìm kiếm trong Excel cực chi tiết

Trong quá trình làm việc, việc thành thạo sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel là rất quan trọng, điển hình là khi cần tìm kiếm thông tin trong các bảng số liệu lớn. Nếu thực hiện tìm kiếm thủ công thì sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian. Trong bài viết này, SOZ sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel để có thể làm việc với bảng tính một cách chuyên nghiệp!

Sử dụng hàm Search để tìm kiếm trong Excel

Khi bạn muốn tìm kiếm một vị trí hoặc xác định ký tự hoặc một thông tin trong chuỗi văn bản, bạn có thể sử dụng hàm Search thay vì chỉ sử dụng chức năng Find. Hàm Search là một hàm tìm kiếm trong Excel với cách dùng đơn giản, nó cho phép bạn tìm kiếm thông tin một cách chính xác từ vị trí của các ký tự khác nhau.

Công thức của hàm Search trong Excel là:

=SEARCH(find text, within text, start num).

Để hiểu rõ hơn về hàm Search, hãy xem một ví dụ. Giả sử bạn muốn tìm vị trí của chữ “F” trong ô “EF1” trong cột mã sản phẩm.

Đầu tiên, hãy dùng một ô để lưu vị trí của chữ “F” và một ô để chỉ định vị trí bắt đầu tìm kiếm. Sau đó, hãy chọn một ô bất kỳ để hiển thị kết quả và nhập công thức hàm Search như sau:

Trong ví dụ này, hãy đặt công thức vào ô A10: “=SEARCH(A9, A6)”.

Bạn cũng có thể không cần nhập Start num vì giá trị này đã được mặc định từ đầu.

Sử dụng hàm Search để tìm kiếm vị trí ký tự trong Excel

Sau khi nhấn Enter, phần mềm sẽ trả về kết quả là chữ “F” nằm trong vị trí thứ 2 trong mã “EF1”.

Lưu ý nhỏ là hàm Search cũng tính cả vị trí của dấu cách, nghĩa là dấu cách cũng sẽ có một vị trí nhất định.

Sử dụng hàm tìm kiếm HLOOKUP

Excel được xem là một phần mềm rất hữu ích trong việc tìm kiếm, thống kê và xử lý số liệu. Trong các hàm tìm kiếm trong Excel, có hàm HLOOKUP được sử dụng để tìm kiếm giá trị của một cụm các giá trị đã cho trong một bảng và trả về giá trị tìm thấy trong một hàng.

Công thức của hàm như sau:

=HLOOKUP(giá trị tìm kiếm, phạm vi bảng, số hàng)

Ví dụ, nếu bạn muốn tìm chỉ tiêu của các mặt hàng sau một ngày bán, bạn có thể sử dụng công thức hàm HLOOKUP.

Bạn muốn tìm chỉ tiêu cho loại mặt hàng đầu tiên, nhập công thức hàm sau vào ô D4:

=HLOOKUP(B4, $A$12:$D$13, 2, 1)

Nhập công thức hàm HLOOKUP để tìm kiếm giá trị

Sau khi bạn nhấn Enter, hàm tìm kiếm trong Excel này sẽ hiển thị kết quả chỉ tiêu được xếp loại là “Tốt” trong ô.

Bạn có thể kéo và sao chép công thức xuống dưới cho tất cả các sản phẩm khác và thu được kết quả cho tất cả các chỉ tiêu của các sản phẩm như sau:

Kết quả sử dụng hàm HLOOKUP

Sử dụng hàm tìm kiếm Vlookup

VLOOKUP là một hàm tìm kiếm trong Excel vô cùng phổ biến, được sử dụng để tìm kiếm giá trị tương ứng trong cột đầu tiên của bảng tham chiếu và trả về kết quả tương ứng trong cột chỉ định.

Cú pháp: VLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Col_index_Num,Range_lookup)

Trong đó:

• Lookup_value (Giá trị tìm kiếm): Giá trị được so sánh với cột đầu tiên của bảng tham chiếu để tìm giá trị cần tìm. 
• Table_ array (Bảng tham chiếu): Địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu, không bao gồm dòng tiêu đề. 
• Col_index_Num (Số thứ tự cột): Số thứ tự của cột chứa giá trị cần lấy từ bảng tham chiếu (đếm từ trái sang phải, bắt đầu từ 1). 
• Range_lookup (Cách tìm kiếm): + 0 là cột đầu tiên trong bảng tham chiếu chưa được sắp xếp. + 1 là cột đầu tiên trong bảng tham chiếu đã được sắp xếp theo thứ tự tăng dần (mặc định).

Dưới đây là một ví dụ để giúp bạn hiểu rõ hơn về hàm tìm kiếm trong Excel này:

Để tìm giá trị Học Bổng tương ứng với giá trị mức thưởng từ bảng tham chiếu, có thể gõ công thức hàm tìm kiếm trong Excel là “=VLOOKUP(K6, $A$12:$B$14, 2, 0)” vào ô cần hiện kết quả.

Nhập công thức sử dụng hàm VLOOKUP

Lưu ý rằng trong Excel 2013 các đối số cách nhau bằng dấu chấm phẩy (;), còn với Excel 2007, 2010 thì sử dụng dấu phẩy (,).

Trong đó:

• K6: Cột Mức thưởng được đối chiếu với cột đầu tiên trong bảng tham chiếu.
• $A$12:$B$14: Địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu. 
• 2: Cột học bổng là cột thứ hai trong bảng tham chiếu. 
• 0: Cột đầu tiên trong bảng tham chiếu chưa được sắp xếp.

Kết quả nhận được khi dùng hàm VLOOKUP

Sau khi hoàn thành dòng lệnh, bạn sẽ nhận được giá trị Học bổng cần đối chiếu.

Sử dụng hàm Index để tìm giá trị theo điều kiện trong Excel

Khác với các hàm tìm kiếm trong Excel bên trên chỉ có 1 cách dùng, hàm Index này có 2 cú pháp khác nhau để bạn có thể áp dụng tùy theo từng trường hợp:

• Cú pháp 1: = INDEX(Array, Row_Num, [Column_num])
• Cú pháp 2: = INDEX (Reference, Row_Num, [Column_num], [Area_num])

Khi bạn muốn tìm kiếm một giá trị trong một bảng dựa trên một điều kiện, bạn chọn cú pháp 1.  hàm tìm kiếm trong Excel này, gười dùng thường hay sử dụng cú pháp thứ 2 hơn, dùng hàm mảng hoặc kết hợp các hàm khác như SUM, SUMIF…

Trong đó: 

• Array: Là mảng dữ liệu hoặc vùng dữ liệu.
• Row_Num: Số dòng được đếm từ dòng đầu tiên của mảng đến dòng chứa giá trị bạn muốn tìm kiếm.
• Column_num: Số cột được đếm từ cột đầu tiên của mảng đến cột chứa giá trị bạn muốn tìm kiếm.
• Area_num: Chọn một vùng dữ liệu để thực hiện tham chiếu và trả về giao điểm giữa dòng và cột.

Ví dụ: Bạn muốn tìm doanh số của cửa hàng thứ 3 (Cửa hàng C) tính từ cửa hàng đầu tiên trong danh sách. Giả sử bạn đã biết vị trí của cửa hàng C là thứ tự số 3 từ trên xuống.

Dùng hàm INDEX để tìm kiếm dữ liệu

Cú pháp hàm tìm kiếm trong Excel được áp dụng trong trường hợp này như sau:

=INDEX($B$2:$C$7, 3, 2)

Trong đó:

• $B$2:$C$7: là Array/Vùng chứa giá trị mà bạn muốn tìm kiếm.
• 3: Số thứ tự dòng của cửa hàng bạn muốn tìm doanh số, tính từ cửa hàng đầu tiên trong vùng (Đếm 3 dòng từ B2 = B2 -> B3 -> B4).
• 2: Số thứ tự cột chứa doanh số, tính từ cột đầu tiên của vùng (Từ cột B là cột thứ nhất và tính đến cột thứ 2 = cột C).

Kết quả trả về của hàm là C4 = 1,300.

Từ ví dụ đơn giản trên, có thể thấy hàm INDEX có chức năng tương tự như một hàm tìm kiếm trong Excel nâng cao hơn.

Trên đây là tất cả những cách dùng hàm tìm kiếm trong Excel vô cùng chi tiết và dễ hiểu mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin cần thiết trong bảng dữ liệu Excel!

Hãy cùng xem qua những thủ thuật văn phòng khác đến từ SOZ nhé!

Tác giả: Đông Chí