Hướng dẫn cách chia sẻ Google Sheets cực nhanh chóng

Google Sheets là một ứng dụng bảng tính trực tuyến phổ biến và vô cùng tiện ích, giúp bạn quản lý dữ liệu, tính toán và làm việc nhóm dễ dàng. Một trong những tính năng quan trọng của Google Sheets là khả năng chia sẻ dữ liệu với người khác một cách nhanh chóng và tiện lợi. Trong bài viết này, SOZ sẽ hướng dẫn cách chia sẻ Google Sheets một cách hiệu quả và đơn giản, bao gồm cả việc chia sẻ cho toàn bộ tài liệu và chia sẻ từng sheet cụ thể.

1. Cách chia sẻ Google Sheets cho toàn bộ trang tính

Google Sheets cung cấp cho bạn khả năng chia sẻ tài liệu hoàn chỉnh với những người bạn muốn hợp tác. Điều đáng chú ý là có hai phương pháp chính để thực hiện điều này, cho phép bạn linh hoạt điều chỉnh quyền truy cập và tùy chỉnh cách chia sẻ theo nhu cầu của bạn.

1.1. Chia sẻ Google Sheets với những người cụ thể

Để bắt đầu quá trình tìm hiểu cách chia sẻ Google Sheets với những người cụ thể, bạn cần thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Mở tài liệu Google Sheets mà bạn muốn chia sẻ.

Bước 2: Ở phía trên bên phải, bạn sẽ thấy biểu tượng “Chia sẻ”. Nhấn vào biểu tượng này để bắt đầu quá trình chia sẻ.

Nhấn biểu tượng “Chia sẻ” ở phía trên bên phải

Bước 3: Trong ô “Thêm người”, bạn nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ tài liệu. Bạn có thể chỉ định quyền truy cập cho họ, bao gồm “Xem”, “Chỉnh sửa” hoặc “Nhận xét”.

Nhập địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ tài liệu

Bước 4: Sau khi bạn đã nhập địa chỉ email và chỉ định quyền, nhấn “Gửi” để gửi lời mời chia sẻ. Người được mời sẽ nhận được email thông báo và có thể truy cập vào tài liệu theo quyền bạn chỉ định.

1.2. Chia sẻ Google Sheets với mọi người

Ngoài việc chia sẻ với những người cụ thể, bạn cần phải nắm bắt cách chia sẻ Google Sheets với bất kỳ ai thông qua liên kết. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn chia sẻ tài liệu với mọi người, bao gồm cả những người không có tài khoản Google.

Bước 1: Mở tài liệu Google Sheets.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng “Chia sẻ” ở phía trên bên phải.

Nhấn vào biểu tượng “Chia sẻ” ở phía trên bên phải

Bước 3: Chọn “Chia sẻ với bất kỳ ai có liên kết”.

Chọn “Chia sẻ với bất kỳ ai có liên kết”

Bước 4: Bạn có thể chọn quyền truy cập cho người nhận, bao gồm “Người xem”, “Người nhận xét” hoặc “Người chỉnh sửa”. Quyền này xác định những gì người nhận có thể làm với tài liệu.

Chọn quyền truy cập cho người nhận

Bước 5: Sau khi bạn đã chọn quyền truy cập, nhấn “Sao chép đường liên kết” và sau đó “Xong” để hoàn tất việc chia sẻ. Bạn có thể gửi liên kết này cho bất kỳ ai bạn muốn.

Chọn “Sao chép đường liên kết” và sau đó nhấn “Xong”

2. Cách chia sẻ 1 sheet trong Google Sheets

Ngoài việc tạo ra cách chia sẻ Google Sheets cho toàn bộ trang tính, Google Sheets còn cung cấp cho bạn khả năng chia sẻ từng sheet cụ thể. Điều này trở nên hữu ích khi bạn muốn chỉ đơn giản làm cho người nhận có quyền truy cập vào một sheet cụ thể, mà không phải xem qua hoặc can thiệp vào các sheet khác trong tài liệu của bạn. Đây là một trong những tính năng mạnh mẽ của Google Sheets giúp bạn kiểm soát quyền truy cập và bảo mật thông tin một cách linh hoạt.

2.1. Chia sẻ 1 sheet duy nhất với tính năng “Bảo vệ trang tính và dải ô”

Trong tình huống nếu bạn chỉ muốn chia sẻ một sheet cụ thể và đồng thời muốn đảm bảo rằng người nhận chỉ có quyền truy cập vào sheet đó mà không thể xem nội dung của các sheet khác trong tài liệu, bạn có thể tìm hiểu cách chia sẻ Google Sheets bằng cách thiết lập bảo vệ trang tính sau đây.

Bước 1: Trong sheet bạn muốn bảo vệ, nhấn vào “Dữ liệu”, sau đó chọn “Bảo vệ trang tính và dải ô“.

 Chọn “Bảo vệ trang tính và dải ô”

Bước 2: Nhấn vào “Thêm trang tính hoặc dải ô”. Tiếp theo, bạn chọn sheet cần bảo vệ và không chia sẻ. Bạn có thể nhập mô tả và chọn các ô cụ thể trong sheet để chia sẻ nếu cần. Bên dưới có tùy chọn “Ngoại trừ một số ô nhất định” để chỉ định những ô cụ thể sẽ được chia sẻ trong sheet bảo vệ.

Nhấn vào “Thêm trang tính hoặc dải ô”

Bước 3: Khi bạn đã thiết lập quyền bảo vệ, nhấn “Đặt quyền”, sau đó tùy chọn quyền chỉnh sửa phạm vi và bấm “Đã xong” để hoàn tất quy trình. Sheet này sẽ được bảo vệ theo cách bạn đã thiết lập. Tiếp theo, bạn có thể chia sẻ sheet này như cách chia sẻ Google Sheets cho toàn bộ trang tính mà SOZ đã hướng dẫn ở trên.

 Nhấn “Đặt quyền”, sau đó tùy chọn quyền chỉnh sửa phạm vi và bấm “Đã xong”

2.2. Chia sẻ 1 sheet trên Google Sheets từ file mới

Nếu bạn muốn ngăn chặn hoàn toàn việc người khác truy cập vào các sheet khác mà không muốn thiết lập nhiều quyền, bạn có thể tạo một bảng tính mới từ sheet bạn muốn chia sẻ. Để làm điều này, nhấn chuột phải vào tên sheet và chọn “Sao chép vào”, sau đó chọn “Bảng tính mới”. Sau đó, bạn có thể chia sẻ bảng tính mới này như cách chia sẻ Google Sheets cho toàn bộ trang tính.

Nhấn chuột phải vào tên sheet và chọn “Sao chép vào”, sau đó chọn “Bảng tính mới”

>> Tham khảo thêm cách ẩn công thức trong Google Sheets.

Như vậy, sau những hướng dẫn chi tiết và cụ thể của SOZ, bạn đã hoàn toàn nắm rõ cách chia sẻ Google Sheets đơn giản và nhanh chóng. Với sự linh hoạt của Google Sheets, bạn có khả năng chia sẻ cả toàn bộ tài liệu hoặc chỉ một sheet cụ thể, và đặt các quyền truy cập sao cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Google Sheets không chỉ là một công cụ mạnh mẽ để quản lý dữ liệu và tính toán, mà còn là một công cụ giúp bạn tối ưu hóa cộng tác cùng nhóm, với tính năng chia sẻ dễ dàng và tiện lợi.

Tác giả: Genius _