Hướng dẫn kiểm tra chính tả trong Google Docs đơn giản, chi tiết

Google Docs không chỉ là một ứng dụng hữu ích để soạn thảo văn bản trực tuyến mà còn là một công cụ mạnh mẽ để kiểm tra và sửa lỗi chính tả. Việc viết văn bản đôi khi có thể dẫn đến những lỗi chính tả nhỏ, nhưng bạn không cần phải lo lắng nữa. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra chính tả trong Google Docs một cách đơn giản. Hãy cùng SOZ tìm hiểu chi tiết dưới đây.

1. Kiểm tra chính tả trong Google Docs khi viết từng ký tự

Việc kiểm tra lỗi chính tả trong văn bản dài có thể trở nên rất phức tạp và mất thời gian nếu bạn phải làm điều này thủ công. Tuy nhiên, với Google Docs, khi bạn bắt đầu viết một đoạn văn bản, công cụ này sẽ tự động kiểm tra lỗi chính tả khi bạn nhập từng ký tự. Điều này giúp bạn nhận biết và sửa lỗi ngay khi chúng xảy ra. Để bật tính năng này, bạn cần:

Bước 1: Truy cập và Google Docs tại đây và mở tài liệu chứa đoạn văn bản bạn muốn kiểm tra.

Bước 2: Chọn “Công cụ” > “Chính tả và ngữ pháp” > “Lỗi gạch chân”.

Chọn “Công cụ” > “Chính tả và ngữ pháp” > “Lỗi gạch chân”.

Để sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần mở tài liệu bạn muốn soạn thảo hoặc tạo tài liệu mới trên Google Docs và bắt đầu viết. Không cần phải thực hiện bất kỳ thao tác cài đặt nào, công cụ kiểm tra chính tả trong Google Docs sẽ hoạt động tự động ngay lập tức, nếu có lỗi chính tả, công cụ này sẽ gạch chân chúng để bạn dễ dàng nhận biết. Bạn có thể nhấp chuột vào từ/cụm từ bị gạch chân để xem gợi ý sửa lỗi chính tả và chọn từ phù hợp để thay thế.

2. Kiểm tra chính tả trong Google Docs khi dò đoạn văn bản

Khi bạn viết một đoạn văn bản dài và muốn kiểm tra lỗi chính tả cũng như ngữ pháp, Google Docs cung cấp tính năng hiệu quả cho công việc này. Để sử dụng tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong đoạn văn bản, bạn có thể làm như sau.

Bước 1: Truy cập và Google Docs và mở tài liệu chứa đoạn văn bản bạn muốn kiểm tra.

Bước 2: Trong menu, nhấn vào “Công cụ” > “Chính tả và ngữ pháp” > Chọn “Kiểm tra chính tả và ngữ pháp”.

Chọn “Kiểm tra chính tả và ngữ pháp”.

Và đây là kết quả hiển thị.

Kết quả hiển thị.

3. Trường hợp Google vẫn báo lỗi chính tả khi bạn viết đúng

Có đôi khi bạn viết đúng chính tả nhưng tính năng kiểm tra chính tả trong Google Docs vẫn báo lỗi. Nguyên nhân thường là do từ hoặc cụm từ bạn sử dụng chưa được cập nhật trong từ điển của Google. Điều này có thể xảy ra khi bạn sử dụng các từ mới, tên riêng, thuật ngữ chuyên ngành hoặc các từ tiếng Việt không phổ biến mà Google Docs chưa có trong cơ sở dữ liệu của mình. Để bổ sung các từ này vào từ điển, làm theo các bước sau.

Bước 1: Nhấp chuột vào từ hoặc cụm từ bị Google báo sai.

Nhấp chuột vào từ hoặc cụm từ bị Google báo sai.

Bước 2: Chọn biểu tượng ba chấm và sau đó chọn “Thêm vào Từ điển”.

Chọn biểu tượng ba chấm và sau đó chọn “Thêm vào Từ điển”.

Sau đó, từ này sẽ được thêm vào từ điển của bạn và Google Docs sẽ không báo lỗi nữa.

4. Cách tắt tính năng kiểm tra chính tả trong Google Docs

Nếu bạn muốn tắt tính năng kiểm tra chính tả, bạn chỉ cần thực hiện giống như lúc bật tính năng ở trên, cụ thể, bạn vào menu “Công cụ” > Nhấp vào “Chính tả và ngữ pháp” > Bỏ chọn ô “Lỗi gạch chân” để tắt tính năng này.

5. Những lợi ích của tính năng kiểm tra chính tả

Tính năng kiểm tra chính tả trong Google Docs mang lại nhiều lợi ích quan trọng, trong đó, phải kể đến những lợi ích nổi bật sau đây.

5.1. Nâng cao chất lượng văn bản

Tính năng kiểm tra chính tả trong Google Docs giúp nâng cao chất lượng của văn bản bạn viết. Việc sửa các lỗi chính tả giúp cho văn bản trở nên chính xác hơn, mặc dù có thể là những lỗi nhỏ như viết sai một từ hay sử dụng sai ngữ pháp. Điều này làm tăng tính chuyên nghiệp của tài liệu và giúp bạn truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và dễ hiểu hơn.

Kiểm tra và sửa lỗi chính tả giúp nâng cao chất lượng văn bản.

5.2. Tiết kiệm thời gian

Thay vì phải tự kiểm tra từng từ và câu trong văn bản, tính năng kiểm tra lỗi chính tả tự động thực hiện công việc này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bạn, đặc biệt là khi bạn cần viết nhanh hoặc có một số lượng lớn văn bản cần xem xét. 

5.3. Tránh sai sót

Có những lỗi chính tả đôi khi có thể khiến bạn mất điểm trong mắt độc giả, cấp trên hoặc đồng nghiệp. Tính năng kiểm tra lỗi chính tả giúp bạn tránh những sai sót đáng tiếc như viết sai tên người hoặc chỗ, sử dụng sai từ ngữ trong ngữ cảnh cụ thể, hay viết sai cú pháp. Việc sử dụng kiểm tra chính tả giúp bạn tránh những lỗi sai không đáng có trong văn bản của mình.

Tính năng kiểm tra lỗi chính tả giúp tránh sai sót khi soạn thảo văn bản.

>> Tham khảo Hướng dẫn sử dụng Google Tài liệu ngoại tuyến chi tiết, hiệu quả để khám phá thêm một số tính năng độc đáo của Google Docs.

Như vậy, với tính năng này, việc kiểm tra chính tả trong Google Docs của bạn trở nên đơn giản và tiện lợi hơn bao giờ hết. Việc viết đúng chính tả không chỉ tạo ấn tượng tích cực với độc giả mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tỉ mỉ trong công việc của bạn. Hãy tận dụng tính năng mà SOZ đã giới thiệu trong bài viết này, để đảm bảo văn bản của bạn luôn chính xác và chuyên nghiệp.

Tác giả: Genius _