Hướng dẫn cách xuất file Excel từ Google Sheets cực đơn giản

Google Sheets là một công cụ trang tính trực tuyến mạnh mẽ và phổ biến được sử dụng bởi nhiều người để quản lý và phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, có thời điểm bạn có thể cần xuất file Excel từ Google Sheets hoặc muốn chia sẻ một bản sao của bảng tính của mình với người khác dưới định dạng Excel. Trong bài viết này, SOZ sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện điều này một cách đơn giản và dễ dàng.

1. Xuất file Excel từ Google Sheets để làm gì?

Trước khi chúng ta bắt đầu, hãy hiểu rõ tại sao bạn cần xuất file Excel từ Google Sheets. Dưới đây là một số tình huống mà việc xuất file Excel có thể hữu ích.

1.1. Làm việc ngoại tuyến

Một trong những ưu điểm quan trọng của Microsoft Excel chính là khả năng làm việc với dữ liệu mà không yêu cầu kết nối Internet. Điều này mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng, đặc biệt là trong các tình huống mà việc truy cập Internet gặp khó khăn hoặc không khả dụng.

Xuất file Excel từ Google Sheets giúp làm việc ngoại tuyến dễ dàng

Khi bạn sử dụng Microsoft Excel, bạn có thể tạo, chỉnh sửa, và quản lý dữ liệu trực tiếp trên máy tính cá nhân của mình mà không cần phải kết nối với mạng. Điều này có nghĩa là bạn có toàn quyền kiểm soát hoàn toàn với dữ liệu của mình và không phải lo lắng về sự ảnh hưởng của mạng hoặc sự ngưng trệ trong trường hợp có sự cố về kết nối Internet.

1.2. Tương tác với Microsoft Excel

Nếu bạn cần chia sẻ dữ liệu với người khác hoặc làm việc với người dùng Microsoft Excel, việc xuất file Excel từ Google Sheets sẽ giúp bạn đảm bảo tính tương thích giữa các nền tảng. Ngoài ra, việc xuất file Excel cũng giúp bảo toàn tính toàn vẹn của dữ liệu. Khi bạn chia sẻ tập tin Excel, bạn có khả năng kiểm soát quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu, đảm bảo rằng thông tin không bị thay đổi một cách trái ý hoặc bị mất. 

1.3. Sao lưu dữ liệu

Xuất file Excel từ Google Sheets là một cách tốt để sao lưu dữ liệu của bạn. Nếu có sự cố xảy ra trên tài khoản Google Sheets của bạn, bạn vẫn có một phiên bản dự phòng của bảng tính trên máy tính của mình. Điều này đảm bảo rằng bạn luôn có phiên bản khả dụng của dữ liệu để phục hồi hoặc sử dụng khi cần thiết.

Xuất file Excel là một cách tốt để sao lưu dữ liệu của bạn

2. Hướng dẫn cách xuất file từ Google Sheets sang Excel

Hãy cùng SOZ bắt đầu hành trình để khám phá việc xuất file Excel từ Google Sheets một cách chi tiết và nhanh chóng. Chúng ta sẽ tìm hiểu các bước cụ thể để thực hiện quy trình này, từ việc truy cập tài khoản Google Sheets của bạn cho đến chọn lựa định dạng và tùy chọn sao lưu dữ liệu.

Bước 1: Truy cập Google Sheets.

Trên máy tính, hãy truy cập trang web của Google Sheets và đăng nhập vào tài khoản Google của bạn nếu cần.

Bước 2: Mở tệp cần xuất.

Chọn bảng tính mà bạn muốn xuất hoặc tạo một bảng tính mới nếu cần.

Bước 3: Xuất file Excel.

Nhấp vào tab “Tệp” (File) ở góc trên cùng bên trái của màn hình. Sau đó, chọn “Tải xuống” (Download) từ menu thả xuống.

Nhấp vào “Tệp” (File), sau đó, chọn “Tải xuống” (Download)

Bước 4: Chọn định dạng file.

Sẽ hiển thị một danh sách các định dạng tệp mà bạn có thể chọn để tải xuống. Trong trường hợp này, chúng ta muốn xuất file Excel, vì vậy chọn “Microsoft Excel (.xlsx)”.

Chọn định dạng file tải xuống

Bước 5: Tải xuống.

Sau khi bạn chọn định dạng, Google Sheets sẽ tạo một bản sao của bảng tính của bạn trong định dạng Excel và tải nó xuống máy tính của bạn. Tùy theo kích thước dữ liệu và tốc độ Internet của bạn, quá trình này có thể mất một thời gian ngắn hoặc dài hơn.

Bước 6: Mở file Excel.

Khi tệp đã được tải xuống, bạn có thể mở nó bằng Microsoft Excel hoặc bất kỳ ứng dụng trình bảng tính nào hỗ trợ định dạng .xlsx. Bây giờ, bạn có thể làm việc với bảng tính mà không cần kết nối Internet.

3. Cách chia sẻ bản sao của một tệp Trang tính ở định dạng Excel

Ngoài việc xuất file Excel từ Google Sheets, bạn cũng có thể chia sẻ bản sao của bảng tính của mình dưới định dạng Excel với người khác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.

Bước 1: Truy cập Google Sheets.

Đầu tiên, truy cập trang web của Google Sheets và đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.

Bước 2: Mở tệp cần chia sẻ.

Chọn bảng tính mà bạn muốn chia sẻ hoặc tạo một bảng tính mới nếu cần.

Bước 3: Chia sẻ bản sao qua email dưới dạng tệp Excel.

Nhấp vào tab “Tệp” (File) ở góc trên cùng bên trái của màn hình. Chọn “Email” và “Gửi tệp này qua email” từ menu thả xuống. 

Nhấp vào “Tệp” (File), sau đó, chọn “Email” và “Gửi tệp này qua email”

Trong mục “Loại tệp”, chọn “Microsoft Excel”. Sau đó, nhập địa chỉ email của người nhận, tiêu đề và nội dung thư (Nếu bạn muốn nhận một bản sao của email gửi, chọn hộp “Gửi bản sao cho chính bạn”). Cuối cùng, nhấp vào “Gửi”.

Trong mục “Loại tệp”, chọn “Microsoft Excel”

Với những bước trên, bạn đã chia sẻ một bản sao bảng tính của mình với người khác dưới định dạng Excel. Người nhận sẽ nhận được một email với tệp đính kèm Excel và có thể tải xuống và làm việc với nó.
>> Tìm hiểu thêm cách upload file Excel lên Google Sheets.

Có thể nhận thấy xuất file Excel từ Google Sheets không phải là một việc khó khăn. Với các bước đơn giản mà SOZ đã trình bày ở trên, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi và chia sẻ dữ liệu từ Google Sheets sang Microsoft Excel hoặc với người khác. Điều này giúp bạn linh hoạt hơn trong việc quản lý và làm việc với dữ liệu trực tuyến. 

Tác giả: Genius _