Google Sheets là gì? Cách dùng Google Sheets hiệu quả nhất

Google Sheets, hay Google Trang tính, là một công cụ nổi bật trong bộ ứng dụng của Google, giúp người dùng tạo và quản lý bảng tính trực tuyến một cách hiệu quả nhờ vào cách dùng Google Sheets vô cùng đơn giản. Với khả năng tích hợp dữ liệu, thực hiện các tính toán phức tạp, và khả năng làm việc đồng thời từ xa, Google Trang tính đã trở thành một công cụ quan trọng không chỉ cho cá nhân mà còn cho doanh nghiệp và tổ chức. Trong bài viết này, SOZ sẽ cùng các bạn tìm hiểu Google Sheets là gì và cách sử dụng nó một cách hiệu quả nhất.

1. Google Sheets là gì? Cách dùng Google Sheets có đơn giản không?

Google Sheets là một ứng dụng bảng tính trực tuyến hoàn toàn miễn phí do Google phát triển và cung cấp. Ứng dụng này là một phần của bộ ứng dụng Google Drive, cho phép người dùng dễ dàng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ các bảng tính trực tuyến một cách đơn giản thông qua trình duyệt web mà không cần cài đặt bất kỳ phần mềm nào trên máy tính cá nhân.

Google Sheets là một ứng dụng bảng tính trực tuyến hoàn toàn miễn phí.

Một điểm mạnh nổi bật của Google Sheets chính là tính khả dụng trực tuyến, bạn có thể truy cập và làm việc với bảng tính này từ bất kỳ thiết bị nào đã kết nối internet, giúp bạn linh hoạt làm việc ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào. Cách thức làm việc của ứng dụng này cũng khá giống với các công cụ bảng tính thông thường khác, chính vì lý do đó mà cách dùng Google Sheets trở nên cực kỳ đơn giản và quen thuộc.

2. Các tính năng nổi bật của Google Sheets:

Hãy cùng đi sâu hơn vào những tính năng ấn tượng để bạn có cái nhìn chi tiết hơn về sức mạnh và cách dùng Google Sheets trong việc quản lý và xử lý dữ liệu.

2.1. Tạo và lập dữ liệu dễ dàng: 

Một trong những điểm mạnh của Google Sheets là khả năng tạo và quản lý dữ liệu một cách đơn giản và hiệu quả. Bạn có thể tạo các biểu đồ, bảng tính, và form tự điền để thu thập dữ liệu từ người khác.

Khi người khác điền thông tin vào form, dữ liệu sẽ tự động đồng bộ và cập nhật trên Google Sheets của bạn. Điều này rất hữu ích trong việc tổ chức khảo sát, thu thập thông tin từ khách hàng hoặc làm việc với các dự án dữ liệu lớn.

Tạo và lập dữ liệu dễ dàng với Google Sheets.

2.2. Thực hiện các hàm và tập lệnh cho các phép tính phức tạp: 

Google Sheets không chỉ đơn thuần là một bảng tính đơn giản, mà còn hỗ trợ nhiều hàm và công thức tính toán phức tạp. Bạn có thể thực hiện các phép tính toán, xử lý dữ liệu, và trích xuất thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. Việc này rất hữu ích cho người làm nghiên cứu, quản lý dự án, và kế toán.

Thực hiện các hàm và tập lệnh cho các phép tính phức tạp với Google Sheets.

2.3. Tự động lưu trữ tài liệu: 

Một trong những phiền toái lớn nhất khi làm việc với tài liệu là sợ mất dữ liệu do quên lưu. Việc sử dụng Google Sheets giải quyết vấn đề này bằng tính năng tự động lưu trữ tài liệu sau mỗi thay đổi. Điều này đồng nghĩa với việc bạn không cần phải lo lắng về việc lưu tài liệu thường xuyên, và bạn có thể dễ dàng khôi phục lại phiên bản trước đó nếu cần thiết.

Google Sheets tự động lưu trữ tài liệu.

2.4. Hỗ trợ trong quá trình làm việc nhóm: 

Google Sheets thực sự cần thiết khi bạn làm việc trong môi trường nhóm. Bạn có thể chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp hoặc đối tác và cùng nhau chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc. Tính năng bình luận và lịch sử sửa đổi giúp bạn dễ dàng theo dõi và thảo luận về các thay đổi được thực hiện. Điều này làm cho việc làm việc nhóm trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Google Sheets hỗ trợ trong quá trình làm việc nhóm.

3. Cách dùng Google Sheets cơ bản

Sau đây là những hướng dẫn về cách dùng Google Sheets cơ bản, giúp bạn làm quen và tận dụng tối đa công cụ nổi bật này.

3.1. Tạo một bảng tính mới

Để bắt đầu sử dụng Google Sheets, bạn cần tạo một bảng tính mới. 

Bước 1: Bạn có thể tiến hành tìm kiếm trực tiếp trên Google, sau đó sau đó bạn truy cập vào trang theo hướng dẫn như hình bên dưới, hoặc truy cập tại đây.

Truy cập vào link Google Sheets.

Bước 2: Sau khi trang đã mở, bạn nhấp vào tùy chọn “Truy cập Google Trang tính”.

Chọn “Truy cập Google Trang tính”.

Bước 3: Tiếp theo, bạn sẽ thấy một biểu tượng dấu cộng, chỉ cần nhấp vào đó để tạo bảng tính. Sau đó, bạn có thể bắt đầu nhập thông tin dữ liệu của mình, tương tự như việc làm trên một bảng tính Excel thông thường.

Nhấn vào biểu tượng dấu cộng để tạo bảng tính.

3.2. Nhập dữ liệu từ tập tin có sẵn trong máy tính

Bạn có thể thêm dữ liệu từ các tập tin có sẵn hoặc đã được lưu trữ trong máy tính theo cách sau:

Bước 1: Sau khi bạn đã tạo Google Trang tính, hãy chọn “Tệp” và sau đó chọn “Nhập”.

Chọn “Tệp” và sau đó chọn “Nhập”.

Bước 2: Tiếp theo, một bảng điều khiển sẽ hiện ra. Bạn hãy chọn “Tải lên” và tiếp tục chọn “Chọn tệp từ thiết bị”. Sau khi bạn đã tải tệp dữ liệu từ máy tính lên, hãy chọn “Chọn” để tải tệp lên Trang tính.

Tải tệp lên Trang tính.

3.3. Đổi tên và tải về máy tính

Việc thay đổi tên và tải về máy tính cũng rất đơn giản, bạn chỉ cần tuân theo các bước sau đây.

Bước 1: Để thay đổi tên, bạn có thể chọn mục “Tệp” và sau đó chọn “Đổi tên”.

Chọn mục “Tệp” và sau đó chọn “Đổi tên”.

Bước 2: Để tải xuống vào máy tính, bạn cũng truy cập vào mục “Tệp”, sau đó chọn “Tải xuống” và chọn định dạng mà bạn muốn tải về.

Tải tệp về máy tính.

3.4. Chia sẻ và làm việc nhóm

Một trong những ưu điểm lớn nhất trong cách dùng Google Sheets là khả năng chia sẻ và làm việc nhóm. Bạn có thể chia sẻ bảng tính với người khác và cho phép họ chỉnh sửa hoặc xem dữ liệu. Điều này thích hợp cho dự án cộng tác và làm việc từ xa.

Bước 1: Bạn nhấp vào nút “Chia sẻ” ở góc trên cùng bên phải của Google Sheet.

Nhấn vào nút “Chia sẻ”.

Bước 2: Chọn “Chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết”.

Chọn “Chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết”.

Bước 3: Tiếp theo, bạn tùy chỉnh theo nhu cầu của mình, chẳng hạn như “Người xem”, “Người nhận xét”, hoặc “Người chỉnh sửa”.

Tùy chỉnh chia sẻ đối với các tài khoản khác.

Bước 4: Bạn bấm vào “Sao chép đường liên kết” và sau đó chọn “Xong”, sau đó, bạn có thể chia sẻ đường liên kết này cho bạn bè của mình.

Chọn “Sao chép đường liên kết” để sao chép liên kết Trang tính.

>> Tham khảo thêm 100+ phím tắt Google Sheets thông dụng để sử dụng được Google Sheets tối ưu hơn.

Google Trang tính là một công cụ tuyệt vời trong việc quản lý dữ liệu và tính toán trực tuyến. Bằng cách dùng Google Sheets hiệu quả, bạn có thể tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất công việc. Hãy tận dụng các tính năng và tiện ích của Google Sheets mà SOZ đã hướng dẫn ở trên để làm cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.

Tác giả: Genius _