Google Docs là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Docs hiệu quả

Trong thời đại ngày nay, việc sử dụng các công cụ trực tuyến để tạo và lưu trữ văn, tài liệu là một điều rất phổ biến. Google Docs – một ứng dụng trực tuyến của Google, đã trở thành một trong những công cụ được sử dụng nhiều nhất để tạo và chỉnh sửa văn bản. Vậy Google Docs là gì và làm thế nào để sử dụng nó hiệu quả? Hãy cùng SOZ khám phá trong bài viết dưới đây.

1. Google Docs là gì? Ưu, nhược điểm của Google Docs

Google Docs là một công cụ rất phổ biến hiện nay, tuy nhiên, cụ thể Google Docs là gì và nó có những ưu điểm và nhược điểm riêng nào mà chúng ta cần phải xem xét.

1.1. Google Docs là gì? 

Google Docs, hay còn gọi là Google Documents, là một ứng dụng văn bản trực tuyến do Google phát triển và cung cấp. Đây là một phần trong bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến của Google, bao gồm cả Google Sheets (bảng tính) và Google Slides (trình chiếu). Google Docs cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và lưu trữ văn bản trực tuyến thông qua một trình duyệt web, mà không cần cài đặt phần mềm nào trên máy tính cá nhân.

1.2. Nguyên tắc hoạt động

Google Docs hoạt động bằng tài khoản Google, với dung lượng lưu trữ sử dụng khoảng 10GB và 1GB cho định dạng dữ liệu miễn phí khác. Để sử dụng Google Docs, bạn cần có tài khoản Google và kết nối internet. Tài liệu sẽ tự động được lưu lại, đảm bảo không mất dữ liệu trong trường hợp mất kết nối mạng. 

Tài liệu trên Google Docs sẽ tự động được lưu lại.

Ngoài ra, Google Docs hỗ trợ nhiều công cụ xử lý văn bản và trình chiếu như Document, Spreadsheet, Presentation, Drawing và Form. Qua những chia sẻ trên, các bạn đã biết được “Google Docs là gì?” cũng như hiểu được cách hoạt động của nó, bây giờ chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu chi tiết về cách sử dụng với ưu, nhược điểm của nó.

1.3. Ưu điểm của Google Docs là gì?

Không phải ngẫu nhiên mà Google Docs ngày càng trở nên phổ biến hiện nay, hãy cùng SOZ khám phá những nguyên nhân giúp ứng dụng này được yêu thích đối với số đông nhiều người.

• Cung cấp nhiều tính năng trực tuyến mà không cần tải về máy, giúp bạn soạn thảo văn bản dễ dàng.
• Hỗ trợ chia sẻ và làm việc cộng tác với nhiều người trên cùng một tài liệu, tăng hiệu suất công việc.
• Cho phép chỉnh sửa khi không có kết nối mạng.

1.4. Nhược điểm của Google Docs là gì?

Bên cạnh những ưu điểm, Google Docs cũng tồn tại một số nhược điểm.

• Có thể xuất hiện lỗi nhỏ về căn chỉnh lề và định dạng khi tải về tài liệu.
• Giao diện đôi khi có lỗi, đặc biệt khi chèn ảnh vào văn bản.
• Thiếu một số tính năng so với Microsoft Word.

2. Những tính năng của Google Docs

Google Docs là một ứng dụng chứa đựng rất nhiều các tính năng để phục vụ tốt cho công việc, dưới đây là một số tính năng nổi bật.

2.1. Nói để nhập liệu

Google Docs cho phép bạn nhập liệu bằng giọng nói, tiết kiệm thời gian. Để bật tính năng này, bạn cần nhấn vào “Công cụ” > “Nhập liệu bằng giọng nói”.

Nói để nhập liệu.

2.2. Bổ sung font chữ

Bạn có thể sử dụng font chữ khác, chưa có trên Google Docs bằng cách sau đây.

Bước 1: Nhấn vào thanh font chữ > Chọn “Phông chữ khác”.

Chọn “Phông chữ khác”.

Bước 2: Chọn font chữ bạn cần sử dụng > Nhấn “OK”.

Chọn font chữ bạn cần sử dụng > Nhấn “OK”.

2.3. Nhận xét và trò chuyện

Để nhận xét và thảo luận về một phần của văn bản, bạn có thể sử dụng tính năng nhận xét.

Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần nhận xét > Chọn dấu +.

Bôi đen đoạn văn bản cần nhận xét > Chọn dấu +.

Bước 2: Nhập nhận xét > Bấm “Nhận xét”.

Nhập nhận xét > Bấm “Nhận xét”.

2.4. Lưu trữ, sao lưu và tạo bản sao dữ liệu

Google Docs sẽ tự động lưu dữ liệu khi có thay đổi. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tạo bảng sao dễ dàng với Google Docs.

Bước 1: Để sao chép tệp tài liệu, chọn “Tệp”, nhấn “Tạo bản sao”.

Chọn “Tệp”, nhấn “Tạo bản sao”.

Bước 2: Điền tên bảng sao bạn muốn đặt > Chọn thư mục lưu trữ > Nhấn “OK”.

Điền tên bảng sao bạn muốn đặt > Chọn thư mục lưu trữ > Nhấn “OK”.

2.5. Chia sẻ dữ liệu

Một trong những tính năng hữu ích của Google Docs chính là khả năng cho phép người sử dụng dễ dàng chia sẻ văn bản đã tạo với bạn bè hoặc mọi người. Điều này đem lại nhiều lợi ích quan trọng không chỉ trong công việc mà còn trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta.

>> Tham khảo cách Chia sẻ tệp để tìm hiểu về cách chia sẻ tệp dữ liệu trên Google Docs.

2.6. Cung cấp chế độ làm việc ngoại tuyến

Google Docs thật sự rất tiện dụng khi còn cho phép chỉnh sửa khi không có mạng. Bạn có thể bật chế độ này bằng cách nhấn vào dấu 3 chấm góc trái của tệp > Chọn “Cho phép sử dụng khi không có mạng”.

Cung cấp chế độ làm việc ngoại tuyến.

2.7. Xem lại lịch sử hoạt động

Bạn có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa và khôi phục phiên bản trước bằng 2 cách sau đây.

Cách 1: Chọn “Tệp” > “Lịch sử phiên bản” > “Xem lịch sử phiên bản”.

Chọn “Tệp” > “Lịch sử phiên bản” > “Xem lịch sử phiên bản”.

Cách 2: Sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Alt + Shift + H.

Sau khi thực hiện những thao tác trên, Google Docs sẽ hiển thị các phiên bản chỉnh sửa theo thứ tự thời gian. Để khôi phục lại, bạn chỉ cần lựa chọn phiên bản mà bạn muốn khôi phục, sau đó nhấn vào biểu tượng ba chấm và chọn “Khôi phục phiên bản này”.

Sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Alt + Shift + H.

3. Cách sử dụng Google Docs

Để bắt đầu với Google Docs, chúng ta cần phải nắm được một số bước cơ bản để truy cập và tạo một trang tài liệu mới.

3.1. Truy cập vào Google Docs

Trước khi mở Google Docs, bạn cần phải đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình. Sau đó, vào trong Google Drive của bạn > Chọn menu nằm cạnh avatar > Chọn “Tài liệu” hoặc “Docs” để mở tài khoản Google Docs của mình.

>> Trong trường hợp chưa có tài khoản gmail, bạn có thể tham khảo Cách tạo gmail trên điện thoại, máy tính đơn giản và miễn phí.

Truy cập vào Google Docs.

3.2. Tạo tài liệu mới

Bước 1: Chọn “Trống”.

Chọn “Trống”.

Bước 2: Chọn vào phần tên tài liệu góc trái trên cùng > Đổi tên tài liệu mà bạn muốn, sau đó nhấn ra ngoài, tên tài liệu sẽ tự động được cập nhật.

Đổi tên tài liệu.

Bước 3: Bắt đầu soạn thảo văn bản và Google Docs cũng sẽ tự động lưu dữ liệu tại drive cá nhân cho bạn mà không cần phải thực hiện thêm bất cứ thao tác nào.

Bắt đầu soạn thảo văn bản.

Qua những chia sẻ trên của SOZ, chắc hẳn các bạn cũng đã biết được Google Docs là gì, cũng như hiểu rõ hơn về ưu, nhược điểm và cách sử dụng nó để nâng cao hiệu suất công việc. Với tính năng đa dạng và khả năng làm việc cộng tác, bạn có thể tận dụng Google Docs để hoàn thành công việc của mình một cách dễ dàng. Hãy bắt đầu sử dụng Google Docs ngay để trải nghiệm sự thuận tiện và linh hoạt mà nó mang lại.

Tác giả: Genius _