Cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Trang tính

Google Trang tính là một công cụ mạnh mẽ cho việc quản lý dữ liệu và tính toán. Để tận dụng hết tiềm năng của nó, bạn cần hiểu cách sử dụng các hàm có sẵn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào một trong những hàm quan trọng nhất trong Google Trang tính – đó là hàm IMPORTRANGE. Hãy cùng SOZ khám phá cách sử dụng hàm này và tìm hiểu tại sao nó lại được coi là một công cụ mạnh mẽ cho công việc của bạn. 

1. Hàm IMPORTRANGE là gì?

Hàm IMPORTRANGE là một công cụ tuyệt vời cho phép bạn liên kết và trích xuất dữ liệu từ các bảng tính khác nhau trong Google Trang tính. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau vào một bảng tính duy nhất. Hãy tưởng tượng bạn có nhiều bảng tính riêng biệt, mỗi bảng chứa thông tin về một khía cạnh của dự án hoặc doanh nghiệp. Bây giờ, bạn muốn tổng hợp tất cả thông tin này vào một bảng tính duy nhất để có cái nhìn tổng quan và thực hiện các phân tích chuyên sâu thì hàm này sẽ là một giải pháp phù hợp dành cho bạn.

2. Cấu trúc của hàm IMPORTRANGE

Trước khi bạn bắt đầu sử dụng hàm IMPORTRANGE, đặc biệt là khi bạn muốn làm việc với nhiều bảng tính khác nhau, điều quan trọng là bạn phải hiểu rõ cấu trúc cơ bản của hàm này. Cụ thể, nó có cấu trúc như sau:

=IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”; “range_string”)

Trong đó:

• spreadsheet_url: Đây là phần đầu của công thức và nó đại diện cho đường dẫn đến bảng tính mà bạn muốn trích xuất dữ liệu. Thường thì, đây là địa chỉ web của bảng tính trên Google Sheets. Để trích xuất dữ liệu từ bảng tính cụ thể, bạn cần cung cấp đường dẫn đến bảng tính đó trong dấu ngoặc kép.
• range_string: Đây là phần thứ hai của công thức và quy định phạm vi của các ô dữ liệu mà bạn muốn lấy từ bảng tính nguồn. Phạm vi này có thể được xác định bằng tên hoặc thông qua chỉ số của các hàng và cột. 

3. Hướng dẫn cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Trang tính

Hãy cùng SOZ khám phá chi tiết về cách vận dụng hàm này giúp bạn tự động cập nhật thông tin từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau mà không cần sao chép thủ công.

Bước 1: Sao chép liên kết của bảng tính nguồn.

Trước tiên, bạn cần sao chép liên kết của bảng tính nguồn. Điều này đảm bảo bạn có đúng đường dẫn đến nguồn dữ liệu.

Bước 2: Nhập công thức hàm.

Sau khi có liên kết bảng tính nguồn, bạn mở bảng tính mới và nhập công thức như sau: =IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”; “range_string”). Ví dụ: =IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/19AGre5-Fvin6Z4D0bW6e4iq6yYX13kar0EIvXAVh-VQ/edit#gid=887314864”; “Page1!B2:C29”)

Bước 3: Cho phép truy cập.

Ngay sau khi nhập công thức, bạn sẽ thấy một thông báo lỗi #REF!. Điều này là bình thường. Bạn cần nhấp vào thông báo này và cho phép truy cập để hàm IMPORTRANGE có quyền truy cập dữ liệu từ bảng tính nguồn.

>> Tham khảo thêm về Cách sử dụng Conditional formatting trong Google Sheets.

4. Sử dụng hàm IMPORTRANGE với hàm QUERY

Hàm IMPORTRANGE trong Google Trang Tính là một công cụ đáng kể để kết nối và trích xuất dữ liệu từ các nguồn khác nhau. Nhưng để làm cho dữ liệu trở nên hữu ích hơn, chúng ta cần có khả năng lọc và sắp xếp dữ liệu dựa trên các điều kiện cụ thể. Đây là lúc mà hàm QUERY sẽ giúp bạn. Để kết hợp hàm IMPORTRANGE và hàm QUERY, bạn cần thực hiện hai bước cơ bản sau.

4.1. Bước 1: Lấy dữ liệu từ bảng nguồn

Đầu tiên, bạn cần xác định phạm vi dữ liệu bạn muốn lấy từ bảng nguồn bằng hàm IMPORTRANGE. Việc này là quan trọng nhất và đặt nền móng cho quá trình trích xuất dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả. Phạm vi dữ liệu có thể là một ô cụ thể, một dãy ô, hoặc thậm chí là toàn bộ bảng tính nguồn. Điều này phụ thuộc vào mục đích của bạn và cách bạn muốn sử dụng thông tin này trong bảng tính đích của mình.

4.2. Bước 2: Sử dụng hàm QUERY để lọc dữ liệu

Tiếp theo, bạn có thể sử dụng hàm QUERY để lọc dữ liệu theo yêu cầu của mình. Ví dụ, bạn muốn lấy chỉ cột số 2 từ dữ liệu đã trích xuất.

=QUERY(IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”;”range_string”);”SELECT Col2″)

Ngoài ra, bạn cũng có thể lọc dữ liệu dựa trên các điều kiện cụ thể. Ví dụ, bạn muốn lấy giá trị điểm của những trường có điểm NV1 dưới 40 điểm (với cột số 1 là dữ liệu tên trường, cột số 2 là điểm NV1 của các trường đó), bạn có thể sử dụng hàm như sau:

=QUERY(IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”; “Page1!B2:C29”), “SELECT Col1 WHERE Col2 < 40”)

>> Tìm hiểu thêm về hàm IMPORTHTML để trích xuất dữ liệu.

Trong bài viết này, SOZ đã cùng bạn tìm hiểu về cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Trang tính để liên kết và trích xuất dữ liệu từ các nguồn khác nhau. Chúng ta cũng đã thấy cách kết hợp nó với hàm QUERY để lọc dữ liệu theo các yêu cầu cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn tận dụng hết khả năng của Google Trang tính trong công việc quản lý dữ liệu và tính toán của bạn.

Tác giả: Genius _