Hướng dẫn cách khóa/ẩn công thức trong Google Sheets

Cùng với sự tiến bộ của công nghệ, Google Sheets đã trở thành một công cụ phổ biến để quản lý dữ liệu và thực hiện tính toán một cách hiệu quả. Tuy nhiên, khi bạn tham gia vào việc chia sẻ dữ liệu hoặc trong môi trường làm việc nhóm, bảo vệ hoặc ẩn công thức trong Google Sheets trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Trong bài viết này, SOZ sẽ hướng dẫn bạn quá trình khóa/ẩn công thức, giúp bạn hiểu rõ tại sao điều này cần thiết và cung cấp cho bạn những bước thực hiện một cách dễ dàng. 

1. Tại sao nên khóa/ẩn công thức trong Google Sheets?

Trong quá trình thao tác và sử dụng Google Sheets, không thể tránh khỏi những tình huống mà bạn cần thực hiện việc khóa hoặc ẩn các công thức trong tệp dữ liệu của mình vì nhiều lý do quan trọng sau đây.

1.1. Bảo vệ dữ liệu

Việc khóa hoặc ẩn công thức trong Google Sheets không chỉ đơn thuần là một biện pháp bảo mật, mà còn là một cách hiệu quả để đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin quan trọng, ngăn chặn bất kỳ can thiệp không mong muốn hoặc sự sửa đổi ngoại ý từ phía người khác. Điều này trở nên đặc biệt hữu ích khi bạn phải chia sẻ tệp dữ liệu với nhiều người hoặc hoạt động trong môi trường làm việc nhóm, nơi sự bảo mật và kiểm soát truy cập là rất quan trọng để đảm bảo tính nhất quán và đúng đắn của thông tin.

Khóa/ẩn công thức trong Google Sheets giúp bảo vệ dữ liệu

1.2. Tạo bản in ấn chuyên nghiệp

Khi bạn cần thực hiện việc xuất bản hoặc in tài liệu, việc ẩn công thức trong Google Sheets trở thành một yếu tố quan trọng để làm cho tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp và thẩm mỹ hơn. Không còn tình trạng lo sợ rằng các công thức sẽ xuất hiện trên bản in, gây ra sự khó chịu cho người đọc hoặc làm mất đi tính thẩm mỹ của tài liệu. 

1.3. Tạo tệp đẹp, gọn gàng

Không chỉ giúp bảo vệ thông tin và làm cho tài liệu trở nên chuyên nghiệp, việc khóa hoặc ẩn công thức trong Google Sheets còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra các tệp sạch sẽ và gọn gàng hơn. Khi bạn loại bỏ những công thức khó hiểu và dư thừa, tài liệu của bạn sẽ trở nên dễ đọc hơn, và quản lý tệp cũng trở nên dễ dàng hơn.

2. Cách khóa/ẩn công thức trong Google Sheets

Để khóa hoặc ẩn công thức trong Google Sheets, bạn có thể tuân theo các bước sau đây.

2.1. Chọn phạm vi cần khóa/ẩn

Trước hết, hãy truy cập vào tệp và chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn khóa hoặc ẩn công thức trong Google Sheets. Điều này có thể là cả một dãy ô hoặc một trang tính cụ thể.

Chọn phạm vi cần khóa/ẩn

2.2. Sử dụng tính năng “Dữ liệu” trong thanh công cụ

Sau khi bạn đã chọn phạm vi, hãy truy cập vào thanh công cụ, sau đó chọn mục “Dữ liệu”. Tại đây, bạn sẽ thấy tùy chọn “Trang tính và dải ô được bảo vệ”.

Sử dụng tính năng “Dữ liệu” trong thanh công cụ

2.3. Thiết lập quyền và giới hạn người chỉnh sửa

Một cửa sổ hiện lên cho phép nhập mô tả và thiết lập quyền. Bạn nhấn vào nút “Đặt quyền” để tiến hành thiết lập quyền cho vùng dữ liệu này. 

Thiết lập quyền và giới hạn người chỉnh sửa

Bạn có hai lựa chọn quan trọng:

• Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này: Nếu bạn chọn tùy chọn này, khi có người cố ý hoặc vô tình thay đổi phạm vi mà bạn đã khóa, một cảnh báo sẽ xuất hiện. Bạn có thể quyết định cho phép hay từ chối thay đổi.
• Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này: Ở đây, bạn có thể chọn giới hạn việc chỉnh sửa cho bản thân mình hoặc cho các người dùng khác. Nếu bạn chọn tùy chọn tùy chỉnh, bạn có thể thêm hoặc xóa người dùng có quyền chỉnh sửa dải ô này.

2.4. Hoàn thành quá trình khóa/ẩn công thức

Sau khi bạn đã thiết lập quyền và giới hạn như mong muốn, hãy nhấn “Đã xong” để hoàn thành quá trình khóa hoặc ẩn công thức trong phạm vi dữ liệu bạn đã chọn.

3. Cách mở khóa/bỏ ẩn công thức

Nếu bạn muốn mở khóa hoặc hiển thị lại công thức, có một số phương pháp dưới đây mà bạn có thể áp dụng.

3.1. Sử dụng phím tắt để bỏ ẩn

Một cách đơn giản để hiển thị lại công thức bạn đã ẩn là sử dụng phím tắt Google Sheets Ctrl + ` (ký tự thường được đặt bên trái phím số 1). Phím tắt này cho phép bạn ẩn hoặc hiện công thức nhanh chóng. Bạn chỉ cần nhấn lần đầu để hiển thị công thức và nhấn thêm lần nữa để ẩn đi.

3.2. Hiển thị công thức bằng Menu Ribbon

Nếu bạn muốn hiển thị lại tất cả công thức trong tệp Google Sheets, bạn có thể sử dụng Menu Ribbon. Chọn thẻ “Xem” và sau đó chọn “Hiển thị công thức” để hiển thị toàn bộ công thức trong tệp.

Chọn thẻ “Xem” và sau đó chọn “Hiển thị công thức”

3.3. Hiển thị công thức trong từng ô tính riêng lẻ

Nếu bạn chỉ muốn hiển thị công thức trong từng ô cụ thể, bạn có thể nhấp chuột trái hai lần vào ô chứa công thức đó. Sau đó, nhấn phím F9 trên bàn phím để hiển thị kết quả của công thức trong ô đó.

Hiển thị công thức trong từng ô tính riêng lẻ

Trên đây, SOZ đã hướng dẫn chi tiết cách khóa, ẩn công thức trong Google Sheets, cùng với lý do tại sao bạn nên thực hiện điều này. Việc khóa hoặc ẩn công thức không chỉ giúp bảo vệ dữ liệu mà còn làm cho tệp của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn khi bạn cần xuất bản hoặc in tài liệu. Đồng thời, nó giúp tạo ra các tệp sạch sẽ và gọn gàng, dễ đọc và quản lý.

Tác giả: Genius _