5 cách giảm dung lượng file PowerPoint không phải ai cũng biết

Những tệp PowerPoint có kích thước quá lớn sẽ gây khó khăn trong việc di chuyển từ máy này sang máy khác thậm chí những máy có cấu hình yếu có thể bị tình trạng giật, lag,… Chính vì thế, SOZ muốn mang đến cho bạn 5 cách giảm dung lượng file PowerPoint vô cùng đơn giản mà bạn nên biết để thuận tiện trong việc lưu trữ và sử dụng file dễ dàng.

5 cách giảm dung lượng file powerpoint đơn giản

Để giảm dung lượng file powerpoint, bạn thể hiện bằng 5 cách dưới đây: 

Lưu file PowerPoint dưới định dạng PPTX

Kể từ phiên bản Microsoft PowerPoint 2007 trở đi, các tệp PowerPoint đều được lưu dưới định dạng (.pptx). Định dạng tệp mới này của PowerPoint đã tối ưu hóa kích thước file đáng kể so với định dạng cũ là (.ppt).  Do đó, nếu tệp của bạn đang ở định dạng PPT thì bạn hãy chuyển sang dạng file PPTX để giảm dung lượng file PowerPoint nhé. Các bước thực hiện như sau: 

• Bước 1: Mở file Powerpoint cần nén > Chọn tab File trên cùng bên trái.

Chọn tab File trên cùng bên trái.

• Bước 2: Chọn Info và chọn Convert.

Chọn Info và chọn Convert.

• Bước 3: Đổi định dạng thành PowerPoint Presentation (*.pptx) > Chọn Save.

Đổi định dạng thành PowerPoint Presentation và chọn Save.

Sau khi hoàn tất lưu file dưới dạng PPTX, bạn sẽ thấy dung lượng của tệp sẽ nhỏ hơn so với file PPT.

Chèn hình ảnh vào bài thay vì Copy – Paste

Không thể phủ nhận rằng việc sử dụng chức năng Sao chép và Dán (Copy and Paste) để chèn hình ảnh từ nguồn khác vào bài thuyết trình PowerPoint thường tiện lợi hơn nhiều so với việc sử dụng tính năng Chèn ảnh từ tệp truyền thống.

Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của phương pháp này chính là dung lượng tệp sẽ tăng đáng kể. Vì sau khi bạn copy và paste, PowerPoint thường sẽ chèn ảnh vào tệp thuyết trình với định dạng BMP hoặc PNG (các định dạng ảnh không nén hoặc nén không mất dữ liệu). Do đó, kích thước của chúng sẽ lớn hơn đáng kể so với định dạng nén JPG.

Chính vì thế, bạn nên thực hiện chèn ảnh chỉ với 3 bước đơn giản sau đây:

• Bước 1: Chọn tab Insert.
• Bước 2: Chọn Pictures.
• Bước 3: Chọn This Device…

Chèn hình ảnh vào bài thay vì Copy – Paste.

Nén tất cả các ảnh trong file PowerPoint

Nén hình ảnh bằng tính năng Compress picture cũng là một cách thông minh để giảm kích thước tệp PowerPoint. Điều này thường ít người chú ý và biết đến, nhưng lại rất hiệu quả trong việc giảm dung lượng của tệp PowerPoint. Để thực hiện điều này, bạn cần làm theo các bước sau: 

• Bước 1: Mở file Powerpoint > Chọn tab File.

Mở file Powerpoint và chọn tab File.

• Bước 2: Chọn Save as.

Chọn Save as.

• Bước 3: Chọn nơi bạn muốn lưu > Chọn Tools > Chọn Compress Pictures.

Chọn nơi bạn muốn lưu > Chọn Tools >  Chọn Compress Pictures.

Dẫn liên kết thay vì chèn trực tiếp video có dung lượng cao

Các tệp có nội dung đa phương tiện như video, âm thanh, tài liệu Word, bảng tính Excel, và một số file khác thường có dung lượng lớn. Nếu bạn chèn chúng trực tiếp vào PowerPoint có thể dẫn đến tăng kích thước của tệp thuyết trình. Do đó, thay vì chèn trực tiếp, bạn nên sử dụng dưới dạng liên kết để giảm kích thước của tệp PowerPoint trực tuyến. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Chọn tab Insert > Chọn Hyperlink.

Chọn tab Insert > Chọn Hyperlink.

• Bước 2: Chọn file bạn muốn chèn > Chọn OK.

Chọn file bạn muốn chèn > Chọn OK.

Sử dụng công cụ nén file PowerPoint online

Như đã đề cập ở trên, tệp PPTX là một tệp nén, vì thế nó nhẹ hơn so với tệp PPT truyền thống. Điều này có nghĩa là bạn có thể mở chúng bằng các phần mềm nén tệp PowerPoint hoặc sử dụng công cụ như 7-Zip hoặc WinRar, trích xuất tất cả các file từ PPTX, thêm chúng vào lưu trữ nén, sau đó đổi đuôi tên file thành PPTX. Bạn cần thực hiện các bước sau: 

• Bước 1: Click chuột phải vào file PowerPoint > Chọn Thêm vào tập tin nén…

Click chuột phải vào file PowerPoint > Chọn Thêm vào tập tin nén…

• Bước 2: Chọn định dạng file nén > Chọn OK để nén file ppt online.

Chọn định dạng file nén > Chọn OK để nén file ppt online.

Xem thêm: Các phím tắt trong PowerPoint mà bạn nên biết. 

Lợi ích của việc giảm dung lượng file PowerPoint

Những lợi ích cụ thể của việc nén file PowerPoint bao gồm:

• Rút ngắn thời gian tải và chia sẻ: Khi dung lượng của tệp giảm đi, quá trình tải và chia sẻ trở nên nhanh chóng hơn, đặc biệt là khi chia sẻ tệp qua email hoặc các hệ thống truyền tải dữ liệu khác.
• Tiết kiệm không gian lưu trữ: Khi dung lượng tệp giảm xuống, bạn có thể tiết kiệm không gian lưu trữ trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ khác.
• Hạn chế nguy cơ lỗi khi chia sẻ: Khi kích thước của tệp PowerPoint quá lớn, có thể gây ra các vấn đề khi chia sẻ như lỗi hệ thống hoặc lỗi kết nối. Nén tệp giúp giảm thiểu các rủi ro này và tăng tính ổn định khi chia sẻ.
• Tăng hiệu suất và tải trang nhanh hơn: Khi dung lượng của tệp PowerPoint được giảm, thời gian mở và xử lý trên các thiết bị khác nhau sẽ trở nên nhanh chóng hơn.

Bài viết trên đây đã chia sẻ 5 phương pháp phổ biến giúp bạn giảm dung lượng file PowerPoint. Hy vọng rằng bạn có thể áp dụng những phương pháp trên để làm cho dung lượng các file PowerPoint của mình thấp hơn, giúp việc chia sẻ và làm việc trở nên nhanh chóng. 

Tác giả: Genius _